Formation Outils collaboratifs

PRÉ-REQUIS

• Maîtrise de base de l’informatique et d’Internet et avoir un compte Google (ou en créer un avant la formation).
  

OBJECTIFS

• Comprendre les enjeux des outils de productivité et permettre aux participants d’utiliser ces outils pour améliorer leur productivité dans le cadre de leur activité professionnelle.

PROGRAMME

Jour 1 – Fondamentaux et Gestion des Calendriers/Tâches

Module 1 : Introduction à Google Workspace et aux outils collaboratifs  (2h)

• Présentation de Google Workspace : Calendar, Drive, Meet, Docs, Sheets, Slides, Chat.
• Les enjeux de la collaboration en ligne : synchronisation, sécurité, productivité.

Module 2 : Gestion des calendriers partagés avec Google Calendar (1H30)

• Créer, modifier et supprimer des événements.
• Partager un calendrier avec des collègues ou des équipes.
• Utiliser l’assistant de programmation et les rappels.

Module 3 : Gestion des tâches avec Google Tasks et Google Keep (2H)

• Créer, organiser et prioriser des tâches.
• Intégrer Google Tasks avec Gmail et Agenda
• Utiliser Google Keep pour les notes et listes collaboratives.

Module 4 : Sécurité et conditions d’utilisation (1h30)

• Comprendre les paramètres de confidentialité et de partage.
• Gérer les autorisations et les accès aux documents.
• Utiliser l’historique des activités et les rapports de sécurité.

Jour 2 – Communication, Réunions et Collaboration Documentaire

Module 5 : Outils de communication synchrone et asynchrone (1h)

• Différencier Gmail (asynchrone) et Google Chat/Meet (synchrone).
• Utiliser les fonctionnalités avancées de Gmail : étiquettes, filtres, réponses automatiques.

Module 6 : Organisation de réunions et webinaires avec Google Meet (1h30)

• Planifier une réunion ponctuelle ou récurrente via Calendar.
• Inviter des participants, gérer les rappels et les rôles (organisateur, participant).
• Utiliser les fonctionnalités de Meet : partage d’écran, chat, levée de main, enregistrement.

Module 7 : Stockage et partage de documents avec Google Drive (1h30)

• Créer, organiser et partager des dossiers et fichiers.
• Gérer les autorisations (lecture, commentaire, édition).
• Utiliser la recherche avancée et les versions de fichiers.

Module 8 : Collaboration en temps réel avec Google Docs, Sheets et Slides (2h30)

• Co-éditer un document en temps réel : commentaires, suggestions, historique des versions.
• Utiliser les modèles et les outils de brainstorming (ex : Miro pour les idées visuelles).

Module 9 : Synthèse et évaluation (30minutes)

• Récapitulatif des bonnes pratiques et astuces pour Google Workspace.
• Feedback et remise des supports de formation.

DURÉE

• 1 à 2 journées (7 à 21 heures), de 09h00 à 17h30.

Les 2 jours sont espacés de minimum d’1 jour pour permettre aux participants.es de mettre en pratique leurs acquis entreprise.

COMPÉTENCES

À l’issu de cette formation vous serez capable de :

• Comprendre les fonctionnalités clés de Google Workspace pour le travail collaboratif.
• Gérer des calendriers et des tâches partagés avec Google Agenda et Google Tasks.
• Communiquer efficacement via Gmail, Google Chat et Google Meet.
• Organiser des réunions et des webinaires avec Google Meet
• Stocker, partager et co-éditer des documents avec Google Drive, Docs, Sheets et Slides.

PUBLIC CONCERNÉ

• Entrepreneurs, salariés, indépendants, professions libérales, demandeurs d’emploi
  

MÉTHODES PÉDAGOGIQUES

Identification des besoins de chaque participant en amont de la formation :

• Entretien téléphonique individuel avec le formateur ou échanges par email, Pédagogie : Notre objectif est de vous accompagner à devenir autonome et plus productif

• Apports théoriques 

• Échanges entre les participants

• Analyse des productions à travers des exemples concrets

• Séquences de progression basées sous forme de questionnaires et d’exercices

• Démonstration de l’environnement logiciel

• Démonstration de production d’écrit.

• Assistance téléphonique et courriel post-formation.

MOYENS PÉDAGOGIQUES

La salle de formation est équipée de :

• Plan de travail
• Chaises ergonomiques,
• Tableau mural effaçable
• Multi-prises pour branchements ordinateurs.
• Prises réseau internet RJ45 et Wifi
• Accès internet très haut débit : Fibre
• Éclairage lumière naturelle
• Ordinateurs Imac écran 27 pouces
• Accès aux outils de Google (Google Docs, Sheets, Slides, Forms)
• Copieur / Imprimante / Scanner A3 couleur – Xerox
• Scanner A4 couleur – Epson
• Support de cours et exercices

Espace détente :

• Machine à café
• Frigo
• Four micro-ondes
• Des boissons chaudes ou froides sont à disposition et offertes (café, thé, bouteilles d’eau de source)

MODALITÉS

Un questionnaire d’évaluation de la formation est rempli par l’apprenant, à la fois sur l’action de formation et sur la validation de ses connaissances. Une attestation de fin de formation avec atteinte des objectifs est remise personnellement à chaque stagiaire. Une attestation d’assiduité et de présence vient compléter le dispositif avec envoi au commanditaire de la formation. Un questionnaire de suivi accompagne cette démarche dans les 2 mois qui suivent l’action de formation (envoi et retour par mail).

TARIFS

Toutes les actions de formation dispensées par SARL Médiagraphique font l’objet d’une convention de formation ou d’un contrat individuel de formation professionnelle.

Ces documents accompagnés du règlement intérieur, de l’attestation d’informations préalables à l’inscription, de la fiche descriptive d’action de formation, complètent le devis détaillé et complet.

850€ Net de taxes (huit-cent-cinquante euros) / Journée.

ACCESSIBILITÉ

Information Handicap : Nos formations peuvent être accessibles aux personnes en situation de handicap. Chaque situation étant unique, nous vous demandons de préciser à l’inscription votre handicap. Nous pourrons ainsi confirmer l’ensemble des possibilités d’accueil et vous permettre de suivre la formation dans les meilleures conditions en accord avec votre employeur. Pour toutes informations complémentaires, nous vous conseillons les structures suivantes : ONISEP, AGEFIPH et FIPHFP

Nous choisissons des salles de formation PMR accessibles par les transports en commun et à proximité de lieux de restauration/ hébergement. O-pao est particulièrement sensible à l’intégration des personnes en situation de Handicap.

Contactez-nous afin d’étudier les possibilités de compensation disponibles.